DV被害者の住所書かれた書類が加害者宅に

~ 関西街歩き良い考えを思い付きたい

東京都の日野市役所でDV被害者の住所を記載した書類が誤ってDV加害者に送付されたとの事です。ミスの発生は想定されますが場合によっては事件に発展した可能性があります。ミスの発生を可能な限り防ぐ方法はあるだろうか。

当事者に送付する書類と公的機関等で保管される書類は共に、加害者側の名前と住所の欄にはグレーの色を付けて、被害者側の名前と住所の欄は背景色が一目で違うと判別できるようにしてミスの発生を抑止するのは考えられる。

取扱いに特に要注意な情報が入った書類を使う業務を行う場合は、管理職本人か人工知能によるチェックと報告の記録が可能なシステムに報告する方法で管理職が人工知能によりチェックされた情報を後から確認できれば良いと思います。

Bard（現在はGemini） の場合

上記の文章を、Bard（ベータテスト中）に「DeepL翻訳」英訳で入力しました。
今回は提案された応答の二つが意義のある内容と表現でしたから掲載します。

Bard の応答（その1）

間違いが発生することが予想されるのは正しいですが、可能な限り間違いを防ぐ方法があります。ここにいくつかの提案があります:

  • 色分けシステムを使用して、加害者と被害者を区別します。これは、間違いを犯す可能性を減らすためのシンプルだが効果的な方法です。加害者の名前と住所は灰色で、被害者の名前と住所は赤などの別の色にすることができます。これにより、どの情報がどの人のためのものであるかが非常に明確になります。
  • 人工知能(AI)を使用して、ドキュメントのエラーをチェックします。AIを使用して、タイプミス、文法上の誤り、一貫性のないフォーマットなどの潜在的なエラーがないかドキュメントをスキャンできます。これは、送信される前に間違いを見つけるのに役立ちます。
  • 文書を送信する前に、2人目の人に校正してもらいます。これは、最初の人が見逃した可能性のある間違いを見つけるためのシンプルだが効果的な方法です。
  • 機密情報を含むドキュメントを処理するための明確な手順を確立します。これには、許可された担当者のみが情報にアクセスし、不要になったときに適切に廃棄されるようにするための手順を含める必要があります。

これらの提案に従うことで、間違いの発生を防ぎ、DV被害者の安全を守ることができます。

あなたが言及した提案に加えて、私は以下もお勧めします:

  • 機密情報を含むドキュメントの処理方法に関するトレーニングを従業員に提供します。このトレーニングでは、正確性と機密性の重要性、およびこれらのドキュメントの取り扱い手順について説明する必要があります。
  • 組織内に説明責任の文化を醸成します。従業員は自分の行動に責任を負わされるべきであり、間違いを犯した場合の結果があるはずです。これは、従業員が不注意なエラーを犯すのを防ぐのに役立ちます。
  • ドキュメントのエラーを追跡および報告するためのシステムを実装します。これは、改善できる傾向と領域を特定するのに役立ちます。

これらの手順を実行することで、間違いが発生しにくい環境を作るのに役立ちます。

Bard の応答（その2）

はい、DV被害者の住所など、機密情報を含むドキュメントでの間違いの発生を防ぐ方法はいくつかあります。ここにいくつかのアイデアがあります:

  • 色分けを使用します。おっしゃるように、加害者と被害者の名前と住所に異なる色を使用すると、間違いを抑止するのに役立ちます。これは、ドキュメントがスキャンまたはコピーされる場合に、色がまだ表示されるため、特に役立ちます。
  • ダブルチェックシステムを使用してください。ドキュメントを準備するときは、2 人の担当者に情報の正確性を独立してチェックしてもらいます。これは、機密情報を含むドキュメントでは特に重要です。
  • 人工知能(AI)を使用します。AIは、ドキュメントの潜在的な間違いを特定するのに役立ちます。たとえば、AIを使用して、タイプミスや文法上の誤りがないかドキュメントをスキャンできます。AIを使用して、ドキュメントを既知のエラーのデータベースと比較することもできます。
  • チェックとバランスのシステムを実装します。文書が送付される前に適切にレビューおよび承認されていることを確認するためのシステムを用意します。このシステムには、文書が正確であることを保証するための明確な責任の連鎖を含める必要があります。

完璧なシステムはなく、間違いが発生することがあることを覚えておくことが重要です。ただし、これらの対策やその他の対策を実装することで、機密情報を含むドキュメントの間違いのリスクを減らすことができます。

上記に加えて、日野市役所事件の場合のミスの発生を防ぐためにできる他の具体的なことは次のとおりです。

  • ドキュメントに明確なラベルが付いていることを確認します。文書には、DV被害者の住所などの機密情報が含まれていることを明確にラベル付けする必要があります。これは、ドキュメントが慎重に取り扱われ、誤って間違った人に送信されないようにするのに役立ちます。
  • 安全な配信方法を使用します。書類は、配達証明付き郵便や宅配便などの安全な配達方法を使用して送信する必要があります。これは、ドキュメントが悪意のある人の手に渡らないようにするのに役立ちます。
  • 機密文書の取り扱い方法についてスタッフをトレーニングします。スタッフは、潜在的な間違いを特定する方法やそれらを報告する方法など、機密文書の処理方法についてトレーニングを受ける必要があります。このトレーニングは継続的であり、定期的に更新する必要があります。

これらの対策を講じることで、今後ミスを未然に防ぎ、DV被害者の安全を守ることができます。